Кейс: как аудит бизнеса и внедрение аналитики помогли юридической компании из Новосибирска увидеть реальные цифры и вернуть управляемость бизнесом

Большинство компаний считают, что управляют бизнесом на основе цифр.

У них есть:

• отчеты;
• таблицы;
• графики;
• KPI;
• планерки.

Со стороны все выглядит очень системно.

Но на практике часто возникает другая ситуация.

Бизнес управляет не цифрами.

Бизнес управляет отчетами.

И если отчеты не соответствуют реальности, рано или поздно начинают приниматься неправильные решения.

Именно с такой задачей к нам обратилась юридическая компания из Новосибирска, специализирующаяся на банкротстве физических лиц.

Одним из первых запросов собственников стал глубокий аудит бизнеса и внедрение системы аналитики, которая позволила бы увидеть реальную картину происходящего.

То есть собственники не понимали в каких показателях находятся деньги.

На тот момент компания активно росла.

Работали:

• отдел маркетинга;
• отдел продаж;
• колл-центр;
• CRM;
• несколько рекламных, органических и реферальных каналов;
• подрядчики;
• внутренняя управленческая отчетность.

Но вместе с ростом появилась проблема.

Руководство перестало понимать, какие цифры показывают прибыль.

С чего началась работа

У собственников появился вполне закономерный вопрос:

Мы ежемесячно инвестируем большие бюджеты в маркетинг. Но можем ли мы на 100% доверять цифрам, которые видим в отчетах?

Чтобы ответить на этот вопрос, мы начали комплексный аудит:

• маркетинга;
• продаж;
• CRM;
• финансовой отчетности;
• рекламных кабинетов;
• управленческих показателей.

Наша задача была простой.

Не искать виноватых.

Не проверять сотрудников.

Не искать ошибки ради ошибок.

Нам нужно было создать единую систему управления бизнесом на основе достоверных данных.

Именно тогда начали появляться первые вопросы к цифрам.

Чем глубже мы погружались в аналитику, тем чаще сталкивались с ситуациями, когда одни и те же показатели в разных отчетах не совпадали между собой.

Сначала это выглядело как обычные технические расхождения.

Но вскоре стало понятно, что проблема носит системный характер.

Проблема №1. Расходы на маркетинг были занижены

Первым делом мы начали сверять:

• отчеты отдела маркетинга;
• реальные рекламные кабинеты;
• бухгалтерские выписки компании.

И очень быстро обнаружили системные расхождения.

Ежемесячные расходы в отчетности маркетинга были значительно ниже реальных затрат бизнеса.

В отдельных месяцах разница превышала:

• 1 000 000 ₽;
• а в некоторых случаях доходила до 2 000 000 ₽.

Получалось, что собственники принимали решения, опираясь на данные, которые не отражали реальные расходы компании.

Фактическая стоимость привлечения клиента была значительно выше той, которую показывали внутренние отчеты.

А значит и эффективность маркетинга выглядела лучше, чем была на самом деле.

Проблема №2. Количество договоров не совпадало с CRM

Следующим этапом мы начали проверять продажи.

Здесь ситуация оказалась не менее интересной.

В отчетах маркетинга фигурировало одно количество договоров.

В совместной отчетности маркетинга и продаж фигурировало другое.

Когда мы открыли Bitrix и начали сверять реальные статусы клиентов, обнаружились новые расхождения.

Часть договоров существовала в отчетах.

Но отсутствовала в CRM.

Часть клиентов находилась на промежуточных этапах.

А часть вообще не доходила до заключения договора.

В результате руководство оценивало эффективность маркетинга по цифрам, которые не соответствовали фактическим продажам.

Проблема №3. Главный KPI маркетинга оказался оторван от бизнеса

Во время аудита мы обнаружили показатель, который считался одним из ключевых KPI отдела маркетинга.

Он назывался:

Релевантность лидов.

Логика была простой.

Чем выше релевантность, тем качественнее работает маркетинг.

На бумаге все выглядело разумно.

Но мы решили проверить этот показатель на практике.

Взяли несколько рекламных источников, где релевантность по отчетам достигала:

• 90%;
• 95%;
• 100%.

Если смотреть только на отчетность, создавалось впечатление, что это лучшие источники трафика компании.

Но дальше мы открыли Bitrix.

И начали вручную проверять судьбу каждого лида и источника.

Картина оказалась совершенно другой.

По некоторым источникам с релевантностью 100% мы обнаружили:

• отсутствие квалифицированных лидов;
• отсутствие встреч;
• отсутствие договоров;
• отсутствие продаж;
• практически все обращения находились в статусах:
• «Шлак»;
• «Не целевой»;
• «Ошибка».

Фактически лучший источник по отчету оказался одним из худших источников для бизнеса. А рекламу оптимизировали именно по этому показателю.

Именно в этот момент стало понятно:

компания оценивает маркетинг по метрике, которая не имеет прямой связи с деньгами.

Показатель выглядел красиво.

Но не отвечал на главный вопрос:

Этот источник приносит прибыль компании или нет?

Самое опасное открытие аудита

Во время сверки данных мы решили посчитать экономику бизнеса не по внутренним отчетам, а по фактическим расходам и фактическим договорам.

Для примера взяли один из месяцев работы компании.

Декабрь 2025 года.

По внутренней отчетности маркетинга картина выглядела достаточно позитивно.

Руководство видело, что стоимость заключенного договора составляет около 42 000 ₽.

Для рынка банкротства физических лиц это выглядит вполне высоким, но приемлемым показателем.

На основании этих данных можно было сделать логичный вывод:

Маркетинг работает эффективно. Можно увеличивать бюджеты и масштабироваться дальше.

Но после сверки:

• рекламных расходов;
• бухгалтерских выписок;
• CRM;
• фактических договоров,

картина изменилась кардинально.

Мы получили совершенно другую цифру.

Фактическая стоимость одного заключенного договора составляла более 150 000 ₽.

То есть реальная стоимость привлечения клиента была выше отчетной более чем в 3,5 раза.

По одному из направлений работы маркетинга был выявлен ежемесячный слив рекламного бюджета по 300.000 рублей на протяжении 10 месяцев без единого заключенного договора.

Почему это было критично

Средний чек договора в компании составлял около 200 000 ₽.

Теперь посмотрим на математику.

На бумаге бизнес выглядел высокомаржинальным.

В реальности компания практически работала на грани окупаемости по части платных лидо генерационных рекламных каналов.

А некоторые направления уже были убыточными либо вовсе не приносили никакого результата.

Что было бы без аудита

Самое опасное заключалось в том, что руководство планировало дальнейшее масштабирование маркетинга.

То есть компания могла увеличить бюджеты, считая, что каждый новый вложенный рубль приносит прибыль.

На практике происходило обратное.

Каждое увеличение бюджета в отдельных каналах приводило бы к увеличению убытков.

Причем собственники даже не видели бы проблему.

Потому что отчетность продолжала показывать красивую стоимость договора в 42 000 ₽.

Именно в этот момент стало окончательно понятно:

главная проблема компании находится не в рекламе.

Главная проблема находится в аналитике.

Потому что невозможно эффективно управлять маркетингом и бизнес-процессами, если фактическая стоимость договора отличается от отчетной более чем в три раза.

Проблема №4. У каждого отдела была своя версия реальности

Самое удивительное заключалось даже не в расхождениях.

Самое удивительное заключалось в том, что никто не мог ответить на простой вопрос:

Какая цифра правильная?

Маркетинг считал по своим таблицам.

Продажи по своим.

Финансы по своим.

CRM жила отдельной жизнью и никто не умел и не хотел смотреть цифры по ней.

Каждый отдел был уверен, что именно его отчет является правильным.

В итоге собственники управляли не системой.

А набором разных версий реальности.

Чем это опасно для бизнеса

Когда аналитика не соответствует реальности, бизнес начинает принимать неправильные решения.

Например:

• отключает прибыльные каналы;
• масштабирует убыточные;
• неправильно рассчитывает ROMI;
• неверно оценивает сотрудников;
• ошибается при распределении бюджета;
• строит планы на основании ложных данных.

Самое опасное, что внешне все выглядит хорошо.

Есть отчеты.

Есть графики.

Есть KPI.

Нет управления.

Что мы сделали

Наша задача состояла не в том, чтобы сделать еще один отчет.

Нам нужно было создать единую систему, где цифры начинают соответствовать реальности.

1. Провели полный аудит данных

Мы проверили:

• CRM;
• рекламные кабинеты;
• бухгалтерские данные;
• внутренние таблицы;
• отчеты отделов;
• воронку продаж.

2. Определили единый источник правды

Мы зафиксировали:

• источник расходов;
• источник лидов;
• источник встреч;
• источник договоров;
• источник оплат;
• источник выручки.

После этого каждая цифра получила конкретное происхождение.

3. Настроили сквозную аналитику

Мы связали между собой:

• маркетинг;
• продажи;
• CRM;
• финансовые показатели.

Теперь путь клиента выглядит так:

Расход → Лид → Квалификация → Встреча → Договор → Оплата → Выручка

4. Отказались от KPI ради KPI

После аудита мы перестали использовать релевантность лидов как ключевой показатель эффективности маркетинга.

Вместо этого начали оценивать каналы по показателям, которые напрямую влияют на прибыль:

• квалифицированные лиды;
• встречи;
• доходимость;
• договоры;
• конверсии этапов воронки продаж;
• стоимость договора;
• выручка;
• прибыль.

После этого многие рекламные каналы начали выглядеть совершенно иначе.

Некоторые источники, которые раньше считались лучшими, оказались убыточными.

А часть недооцененных каналов наоборот показывала сильный результат.

5. Пересобрали управленческую отчетность

Вместо десятков разрозненных таблиц мы внедрили единую систему показателей.

Теперь руководство может за несколько минут увидеть:

• сколько потрачено;
• сколько получено лидов;
• сколько проведено встреч;
• сколько заключено договоров;
• какая стоимость договора;
• какая прибыльность каждого канала.

Результат

После внедрения новой системы аналитики компания впервые получила реальную картину бизнеса.

Собственники начали видеть:

• реальные расходы;
• реальные договоры;
• реальные показатели маркетинга;
• реальные показатели продаж;
• реальную прибыльность каждого канала.

Были устранены расхождения в отчетности на суммы свыше 1-2 млн ₽ ежемесячно.

Маркетинг, продажи и руководство начали работать с одинаковыми цифрами.

А маркетинг впервые стал оцениваться не по красивым показателям в отчетах, а по фактическому влиянию на выручку компании. На 4-ый месяц после внедерния реальной аналитики компания пришла к реальной стоимости договора в 36 000 рублей по расходам на маркетинг.

Самый важный результат

Для нас главный результат этого проекта находится не в аналитике.

Он находится в управляемости бизнеса.

До нашей работы руководство принимало решения на основе данных, которые часто не соответствовали реальности.

После внедрения новой системы собственники получили возможность принимать решения на основании фактов и влиять на прибыль.

Именно благодаря этому компания смогла увидеть реальные точки роста, отказаться от ошибочных управленческих решений и начать оценивать маркетинг через прибыль, а не через показатели, которые не связаны с деньгами.

Итог

Многие компании считают, что у них есть аналитика.

На практике у них есть набор таблиц.

Это разные вещи.

В данном проекте мы не просто настроили отчеты.

Мы помогли юридической компании из Новосибирска создать единую систему управления, в которой:

• расходы соответствуют бухгалтерии;
• договоры соответствуют CRM;
• продажи соответствуют финансам;
• маркетинг оценивается по прибыли, а не по красивым KPI;
• руководство принимает решения на основании фактов, а не предположений.

Потому что невозможно эффективно развивать бизнес, если никто не знает настоящих цифр

Если вы принимаете решения по отчетам, но не уверены в цифрах, обратитесь в IGM. Мы поможем превратить данные в инструмент управления прибылью и развитием бизнеса.